Etätöiden tekeminen näkyy palkanlaskenta- ja HR-palveluiden kysynnässä

Yhä useampi asiantuntija tekee nykyisin työt isolta osin etänä. Jopa isot organisaatiot ovat alkaneet sallia enenemissä määrin omien työntekijöidensä työskentelyn etänä. Monien asiantuntijoiden työantajat ovat myös ulkomaalaisia yhtiöitä, joilla ei ole välttämättä minkäänlaista läsnäoloa Suomessa. Tällainen uusi työntekojärjestely on luonut tarvetta myös moderneille palkanlaskenta- ja HR-palveluille.

Avokonttoreista etätyöhön

Asiantuntijoiden työskentelyssä on tapahtumassa ehkä suurempi mullistus, kuin on annettu ymmärtää. Hälyisiä avokonttoreita mainostettiin vielä viime vuosikymmenenä ratkaisuna heikkoon kommunikointiin ja tehokkaampaan yhteistyöhön. Myyjiä sijoitettiin data-analyytikoiden viereen ja niin edelleen.

Moni on kaivannut omaa työrauhaa ja töiden siirtäminen kotiin onkin tavallaan ääripää hälyiselle avokonttorille. Moni saa kodin rauhassa paljon enemmän aikaiseksi, kun voi keskittyä työhön ilman ulkoisia ärsykkeitä.

Digitalisaation myötä työnantajat tarvitsevat yhä useammin myös eri alojen asiantuntijoita joko kokoaikaisesti tai osa-aikaisesti. Yhä useampi suomalainen työskentelee nykyisin myös ulkomaalaisille yhtiöille Suomesta käsin. Suomalainen työntekijä voi saada ulkomaalaisille yrityksille töitä tehdessään esimerkiksi parempaa palkkaa, kuin toimiessaan suomalaisille yrityksille.

Apua tarvitaan verotukseen ja lainsäädäntöön liittyen

Ulkomaalaiselle yhtiölle töitä tekevän asiantuntijan näkökulmasta etätyö voi olla sekä innostavaa että haastavaa. Uusi työmalli tuo mukanaan myös uudenlaisia kysymyksiä.

Työntekijän on oltava tietoinen siitä, että hän voi joutua maksamaan veroja sekä kotimaassaan että työskentelymaassaan. Tämä voi vaikuttaa merkittävästi hänen nettotuloihinsa ja vaatia asianmukaista verosuunnittelua. Työntekijän on myös ymmärrettävä sekä kotimaan että työskentelymaan työlainsäädäntö ja työehdot. Hänellä voi olla erilaiset oikeudet ja velvollisuudet kuin paikallisilla työntekijöillä, ja tämä voi vaikuttaa esimerkiksi loma-aikoihin, työaikoihin ja irtisanomiseen.

Työntekijän on varmistettava, että hänellä on oikeus sosiaaliturvaan ja että hänen eläkemaksunsa hoidetaan asianmukaisesti. Tämä voi edellyttää erityisiä sopimuksia tai vakuutuksia. Työntekijän on myös pidettävä tarkkaa kirjaa työsuhteeseen liittyvistä dokumenteista ja raporteista, kuten työsopimuksista, palkkakuiteista ja veroilmoituksista. Tämä on tärkeää verotuksen ja lakiasioihin liittyvien velvollisuuksien noudattamiseksi.

Ulkopuolisille HR-palveluille voi olla tarvetta myös kielimuuri- ja kulttuurierojen vuoksi. Tällaiset haasteet voivat vaikuttaa vuorovaikutukseen kollegojen ja esimiesten kanssa. Ongelmat johtavat helposti väärinymmärryksiin ja sitä kautta ongelmien paisumiseen entisestään.

Työntekijän on siis oltava valmistautunut kohtaamaan useita haasteita, kun hän tekee etätyötä ulkomaille. Monissa tilanteissa voi olla järkevää hakea neuvontaa ja tukea HR- ja palkanlaskentapalveluilta, jotka voivat auttaa selkeyttämään näitä kysymyksiä ja varmistamaan, että työntekijä noudattaa kaikkia lakeja ja säännöksiä.

Verosuunnitteluun apua

Aina kyse ei ole myöskään vain lakien noudattamisesta, vaan kerta kaikkiaan verojen maksun suunnittelusta ja palkan optimoinnista. HR- ja palkanlaskentapalvelu voikin auttaa ulkomaalaiselle yritykselle töitä tekevää työntekijää verojen maksun optimoinnissa tarjoamalla asiantuntevaa ohjausta ja tietoa. Palvelu voi selittää verotusvaatimukset sekä työskentelymaassa että kotimaassa, varmistaen, että työntekijä täyttää verovelvollisuutensa oikein.

HR-palvelu voi auttaa työntekijää optimoimaan verotuksen ja hyödyntämään mahdollisia verovapauksia tai sopimuksia. Tämä varmistaa, että työntekijä ei maksa liikaa veroja ja että hänen nettotulonsa säilyvät mahdollisimman suurina. Palkanlaskentapalvelu puolestaan hoitaa veronpidätyksen ja tarvittavat raportit, mikä helpottaa työntekijän verotukseen liittyvää hallinnollista taakkaa.

Palkka ajallaan ja oikean suuruisena

Etätyö ulkomaalaiselle yritykselle muuttaa palkanlaskennan tarpeita monin tavoin. Palkanmaksun aikataulut voivat esimerkiksi vaihdella eri maiden palkkakäytäntöjen vuoksi. Työntekijöiden palkat on mukautettava eri aikavyöhykkeisiin ja mahdollisesti useisiin valuuttoihin. Jo pelkästään eri valuuttojen vuoksi sormi voi mennä suuhun asioihin perehtymättömällä työntekijällä.

Myös esimerkiksi matkakulujen korvaaminen voi olla monimutkaista, kun etätyöntekijät työskentelevät eri maista käsin. Palkanlaskentapalvelun on seurattava näitä kuluja ja varmistettava, että ne noudattavat paikallisia ja kansainvälisiä sääntöjä. Lisäksi verotukselliset seikat voivat vaihdella, mikä vaatii tarkkaa laskentaa ja ilmoittamista. Etätyö ulkomaalaiselle yritykselle vaatii siis joustavaa ja monipuolista palkanlaskennan hallintaa vastatakseen näihin muuttuviin tarpeisiin.

Teknologia helpottaa palkanlaskennassa ja HR-asioissa

Kehittynyt teknologia ja netti on paitsi mahdollistanut töiden tekemisen ulkomaille, myös tuonut innovatiivisia ratkaisuja palkanlaskentaan ja HR:ään. Pilvipalvelut, kuten SaaS-palkanlaskentaohjelmistot, tarjoavat helposti saatavilla olevan alustan, joka mahdollistaa palkanlaskennan ja HR-hallinnan vaikka eri maasta käsin.

Edistynyt ohjelmisto automatisoi rutiinitehtäviä, kuten palkanlaskentaa ja aikataulutusta, mikä tehostaa prosesseja ja vähentää inhimillisiä virheitä. Tämä helpottaa etätyön hallintaa sekä palkanlaskentaa ja HR-palveluita tarjoaville yrityksille.