Etätöiden suosion kasvaessa kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelujen tarpeet muuttuvat

Etätöiden tekeminen on kasvanut vauhdilla viimeisen neljän vuoden aikana. Aluksi luultiin, että muutos on tilapäinen, mutta selvästikin yrityksistä on tullut paljon suopeampia myöntäessään etätyöpäiviä. Luottamus työntekijöiden suuntaan on kasvanut ja teknologia antaa myös keinoja seurata työntuottavuutta jopa reaaliajassa.

Kun yhä useampi tekee etätöitä ja monet heistä myös freelancerina, kevytyrittäjänä tai toiminimiyrittäjänä, myös tarpeet kirjanpidon ja palkanlaskentaratkaisujen suhteen ovat muuttuneet. Monet etätyöntekijät tarvitsevat kirjanpito-ohjelmistoa tai -palvelua ja yritykset puolestaan tarvitsevat entistä monipuolisempia ja ketterämpiä palkanlaskentapalveluja.

Etätyön edut työntekijälle

Etätyön kasvava suosio perustuu moniin tekijöihin. Yksi tärkeimmistä syistä on sen tuoma joustavuus työntekijälle. Etätyöskentely mahdollistaa työntekijöille enemmän vapautta omassa aikataulunhallinnassaan, koska he eivät ole sidoksissa tiettyihin toimistoaikoihin tai -paikkoihin. Tietyllä tavalla etätyöntekijät voivat nauttia samankaltaisesta vapaudesta, josta monet yrittäjät ovat voineet pitkään nauttia. Etätyöntekijät voivat siis esimerkiksi hoitaa henkilökohtaisia asioitaan päivällä ja tehdä töitä illalla, jos se sopii heille paremmin.

Etätyö myös vähentää työmatkoja, mikä säästää aikaa ja voi merkittävästi vähentää työntekijän stressiä ja parantaa elämänlaatua. Työpaikalla käymisessä menee helposti tunti päivässä, joten viikossa ja kuukaudessa ihminen viettää normaalisti melko paljon työmatkoillaan. Työmatkoihin kuluu usein myös paljon rahaa, kulki matkat sitten omalla autolla tai julkisen liikenteen avulla.

Etätyö voi myös auttaa parantamaan työ- ja yksityiselämän tasapainoa, koska työntekijät voivat järjestää työaikansa perheen ja muiden henkilökohtaisten tarpeiden mukaan. Vapaampi rytmi sopii esimerkiksi lapsiperheen pyörittämiselle paremmin, kun lasta voi kuskata vapaammin kerhoon ja kouluun.

Moni tekee etätöitä myös täysin toisesta maasta. Heistä käytetään usein termiä ”digital nomad”, koska työ tehdään digitaalisesti. He ovat usein koodareita, graafikoita ja online-markkinoinnin ammattilaisia, jotka tarvitsevat töitä tehdäkseen vain tietokoneen ja nopean nettiyhteyden. Digital nomad voi vaikka matkustaa ympäri maailmaa tehden kuitenkin samalla töitä linjoja pitkin.

 Etätyön edut työnantajalle

Työnantajien näkökulmasta etätyö voi tuoda merkittäviä kustannussäästöjä, koska se vähentää tarvetta toimistotilalle ja muihin toimistoon liittyviin resursseihin. Yrityksissä tällaiset kustannuspaikat ovat iso osa kustannuksia ja kuluja, joten sallimalla etätöitä yritykset voivat säästää.

Etätyöt laajentavat myös rekrytointimahdollisuuksia, koska työntekijöitä voidaan hakea ja palkata mistäpäin maailmaa tahansa, eikä vain tietyn maantieteellisen alueen sisällä. Yllättäen myös Suomen maakuntiin on alkanut nousta koodareille toimipisteitä, kun kaikkien ei tarvitsekaan enää mennä töihin Helsinkiin. Työn tuottavuutta voidaan seurata sähköisten työkalujen avulla reaaliajassa, joten työntekijän fyysisellä sijainnilla ei ole samalla tavalla enää merkitystä.

Koska etätyön tekeminen voi myös parantaa työn tuottavuutta, ovat yritykset olleet kiinnostuneita sallimaan sitä entistä enemmän. Pitkäänhän Suomessakin on ollut työpaikoilla kulttuuri, että kaikki työntekijät vaan samaan avokonttoriin, koska sillä tavoin esimerkiksi tieto kulkee nopeitten. Tässä ei ole kuitenkaan otettu lainkaan huomioon sitä, että osa ihmisistä ei kykene työskentelemään hälyssä. Monissa yrityksissä on silti laitettu äänekkäät myyntiedustajat istumaan introverttien data-analyytikkojen viereen. Etätöissä työntekijöiden tuottavuus voi kasvaa, kun työntekijät saavat keskittyä rauhassa omaan työhönsä.

Etätyöntekijät voivat tarvita kirjanpitopalvelun

Etätyöntekijät, kevytyrittäjät, digital nomadit ja muut pienyrittäjät tarvitsevat usein yksinkertaisia, mutta kattavia kirjanpitopalveluita. Koska heidän liiketoimintamallinsa ja työolosuhteensa voivat vaihdella suuresti, kirjanpitopalveluiden tulisi olla mukautettavissa heidän erityistarpeisiinsa.

Kirjanpito on välttämätöntä etätyöntekijöille ja digital nomadeille, jotka eivät saa yksinkertaisesti vain palkkaa työnantajaltaan. Pilvipohjaiset kirjanpitojärjestelmät mahdollistavat kirjanpidon ja raportoinnin tekemisen mistä tahansa, milloin tahansa, kunhan käyttäjällä on vain nettiyhteys. Näitä ohjelmistoja yritetään tyypillisesti tehdä hyvin yksinkertaiseksi niin, että niitä voi käyttää myös ilman aiempaa kirjanpitokokemusta. Tällaisia ohjelmistoja on tarjolla hyvin edulliseenkin hintaan, alle 30 eurolla kuukaudessa voi hankkia myös suomenkielisen kirjanpito-ohjelmiston. Usein näitä ohjelmistoja tilataankin subscription-pohjaisesti, ja alennusta voi saada, jos ohjelmiston hankkii koko vuodeksi kerrallaan.

Monimutkaiset verokysymykset ovat usein merkittävä haaste etätyöntekijöille ja digitaalisille nomadeille, varsinkin jos he tekevät töitä useista eri maista. Heillä ei ole käytössää HR-osastoa, joka hoitaisi veroasiat kuntoon, joten apua pitää usein pyytää suoraan verottajalta, jolloin vastaukset voivat olla vaikeaselkoisia ja liian yleisellä tasolla olevia. Etätyöntekijät tarvitsevat yksityiskohtaista tietoa kansainvälisistä verolaeista ja -käytännöistä sekä apua veroilmoitusten täyttämisessä, mutta näistä palveluista joutuu usein maksamaan paljon. Etätyöntekijän ansiot voivat olla kuitenkin niin pienet, että moni pyrkii täyttämään veroilmoituksetkin vaikka hammasta purren itsenäisesti.

Monien etätyöntekijöiden pitää myös laskuttaa asiakkailtaan. Vaikka netissä on myös täysin ilmaisia työkaluja, joilla pdf-pohjaisia laskuja voi tehdä, voi niiden käyttö olla kuitenkin pidemmän päälle epäkäytännöllistä. Monissa pilvipohjaisissa kirjanpito-ohjelmistoissa on myös laskutusmahdollisuus, ja jopa sellainen, josta voi lähettää sähköisiä laskuja. Tällöin myös kirjanpito helpottuu, kun laskutus tapahtuu samalla ohjelmistolla.

Palkanlaskenta – ja maksaminen entistä monimuotoisempaa

Etätyön yleistyessä ja yritysten palkatessa työntekijöitä eri maista, palkanlaskenta ja -maksaminen muuttuu yhä monimutkaisemmaksi. Erilaiset verolait, sosiaaliturvamaksut, valuuttakurssit ja työlait voivat tehdä palkanmaksusta haastavaa. Yritykset voivatkin tarvita uusia ja ketteriä palkanmaksupalveluita, jotka tarjoavat ratkaisuja näihin haasteisiin.

Nykyaikainen palkanmaksupalvelu voi tuoda monia etuja:

• Jokaisella maalla on omat lainsäädäntönsä ja säännöksensä, jotka koskevat palkanmaksua, verotusta ja sosiaaliturvamaksuja. Nykyaikainen palkanmaksuratkaisu voi auttaa yritystä ymmärtämään ja noudattamaan näitä säännöksiä nopeammin ja helpommin.
• Kun työntekijät ovat eri maissa, palkat täytyy usein maksaa eri valuutoissa. Palkanmaksupalvelut voivat ottaa valuuttamuunnokset huomioon ja varmistaa, että työntekijät saavat oikean määrän palkkaa.
• Nykyaikainen palkanlaskentapalvelu voi tarjota työkaluja ajanhallintaan ja raportointiin, jotta päättäjät voivat seurata työntekijöiden tunteja ja maksaa heille oikein. Tässäkin on otettava huomioon se, että etätyöntekijät työskentelevät usein eri aikavyöhykkeillä.

Etätyöntekijöiden palkanmaksu voi olla hyvinkin monimutkaista, jonka moni yrittäjä joutuu kokemaan kantapään kautta. Yrityksille voi olla paljon hyötyä nykyaikaisista kirjanpito- ja palkanlaskentapalveluista. Vaikka näistä palveluista pitääkin maksaa, niiden tuomat säästöt myös työajasta maksavat itsensä nopeasti takaisin. Näiden palveluiden avulla kaikki menee myös lainsäädännön mukaisesti, mikä niin ikään on merkittävä ja huomioon otettava etu.