EoR-palveluiden tarve kasvaa pienten ja keskisuurten yritysten kansainvälistyessä

Nykyisin yhä useampi suomalainen tekee töitä ulkomaalaiselle yhtiölle Suomesta käsin. Varsinkin pienten ja keskisuurten yritysten on hankala ottaa huomioon kaikkea byrokratiaa, mitä liittyy siihen, kun työntekijöitä sijaitsee eri maissa. EoR-palvelut voivatkin helpottaa ja suoraviivaistaa sekä työntekijöiden että työnantajien prosesseja ja sitä kautta aikaa jää enemmän itse työntekoon ja liiketoiminnan kasvattamiseen.

Miksi yhä useammin asiakkaat ovat ulkomailta?

Sellaisten suomalaisten määrä, jotka tekevät etänä töitä ulkomaalaiselle yritykselle Suomesta käsin, on ollut kasvussa useista syistä. Tähän ilmiöön on vaikuttanut varsinkin globalisaatio, teknologian kehitys, kielitaidon kehitys sekä viime vuosina myös pandemian aiheuttamat muutokset työskentelytavoissa.

Internetin ja digitaalisen teknologian kehittyessä ja yleistyessä, yhä useammat työtehtävät voidaan suorittaa etänä. Viime vuosina yritykset ovatkin kilpailleet osaajista siinä, kuka tarjoaa eniten etätyömahdollisuuksia. Työntekijät voivat kommunikoida asiakkaiden ja kollegoidensa kanssa, hallita projekteja, tehdä tutkimusta ja tuottaa työtä digitaalisten alustojen kautta. Työn seuraaminen onnistuu netin kautta niin ikään reaaliajassa, joten tulokset voivat puhua puolestaan. Loppujen lopuksi useimmille yrityksille on melko yhdentekevää, missä työntekijät ovat, kunhan työt tulevat tehdyksi, viestit kulkevat ja työntekijät kokevat jonkinasteista yhteenkuuluvuutta.

Monet yritykset ovat laajentaneet toimintaansa ympäri maailmaa globalisaation myötä ja kansainvälistymisestä on tullut entistä helpompaa. Esimerkiksi verkkokaupan voi lokalisoida nopeasti eri maihin ja suomalaisten kielitaitokin on kasvanut sitä rataa, ettei sekään ole enää este menestymiselle ulkomailla. Globalisaatio on myös luonut uusia mahdollisuuksia työntekijöille, jotka voivat nyt palvella asiakkaita ja työskennellä projekteissa, joita johdetaan ulkomailta.

Ulkomaalaisten asiakkaiden tuomat haasteet

Työntekijöille ulkomailta käsin johdettujen projektien kasvu on tuonut mukanaan monia etuja. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi suurempaa joustavuutta ja mahdollisuutta työskennellä kansainvälisesti ilman tarvetta muuttaa. Pitkään suomalaisten on pitänyt muuttaa esimerkiksi Lontooseen, Berliiniin tai New Yorkiin päästäkseen toimimaan kansainvälisten suuryritysten asiantuntijatehtävissä. Nyt nämä yritykset voivat palkata parhaita lahjakkuuksia riippumatta siitä, missä he sijaitsevat. Työntekeminen etänä ulkomaalaiselle yritykselle Suomesta käsin voi olla myös tapa ansaita entistä enemmän. Esimerkiksi lahjakas ja kokenut koodari voi saada melkoisen palkankorotuksen vaihtamalla paikallisen työnantajan johonkin kansainväliseen suuryhtiöön.

Ulkomaalainen asiakas tuo mukanaan myös omia haasteitaan. Esimerkiksi eri aikavyöhyke voi tarkoittaa sitä, että töitä on tehtävä iltaisin. Myös kulttuuriset erot tuovat mukanaan haasteita, ihmiset ovat erilaisia ja viestivät eri tavalla. Usein näistä tulee helposti väärinymmärryksiä ja sekaannuksia. Kun työntekijä ja asiakas sijaitsevat eri maissa, myös verotukseen- ja työlainsäädäntöön liittyvistä asioista tulee kimurantimpia. Varsinkin yksittäisen työntekijän on vaikea ymmärtää ja tietää, miten kaikki verotukseen ja työlainsäädäntöön liittyvät tekijät tulisi huomioida. Varsin vaikeaa tämä voi olla myös pienille ja keskisuurille yrityksille, koska niillä ei ole suurten yritysten resursseja, HR-osastoja ja lakimiehiä selvittämässä sääntöjä ja pykäliä.

Miten EoR-palvelut voivat auttaa?

EoR tulee sanoista ”Employer of Record” ja käytännössä tällä tarkoitetaan palveluita, joilla kansainvälisiä työsuhteita voi järjestää ilman, että yrityksen tarvitsee perustaa paikallista tytäryhtiötä tai olla vastuussa paikallisten työlakien, verolakien tai HR-käytäntöjen noudattamisesta. Usein varsinkin pienten ja keskisuurten yritysten kansainvälistymishaaveet torppaa näihin tekijöihin liittyvä byrokratia sekä niihin uppoava raha.

Mikäli kansainvälistyvä yritys hankkii EoR-palvelun, niin tällöin tämä palveluntarjoaja toimii työntekijän virallisena työnantajana rekisteröinnin, palkanmaksun ja lakien noudattamisen suhteen, vaikka työntekijä tekee työtä toiselle yritykselle. Työntekijä siis tekee päivittäistä työtä ja raportoi toiminnallisesti yritykselle, joka on palkannut EoR-palveluntarjoajan. Järjestely on täysin laillinen, kunhan kaikki siihen liittyvät pykälät otetaan huomioon. EoR-palveluntarjoajat ovat tyypillisesti eri maiden olosuhteiden ja vaatimusten asiantuntijoita, joten sellaisen palkkaava yritys saa usein ”avaimet käteen”-tasoisen ratkaisun ja kansainvälistymisestä tulee nopeasti huomattavasti helpompaa.

EoR-palvelut tarjoavat ratkaisun yrityksille, jotka haluavat laajentaa toimintaansa kansainvälisesti ilman, että ne tarvitsevat täydellistä ymmärrystä jokaisen maan työlainsäädännöstä ja verotuskäytännöistä. Tästä on hyötyä varsinkin silloin, kun yritys haluaa ketterästi kokeilla menestymismahdollisuuksia uudessa kohdemaassa. Jos menestystä sitten alkaa tulemaan, voi yritys jatkaa EoR-palveluiden käyttöä tai perustaa kohdemaahan myös tytäryhtiön, mikä voi siinä tilanteessa olla taas järkevämpää. EoR-palvelut toimivat usein porttina helpottamassa ja nopeuttamassa yritysten kansainvälistymistä ja varmistamassa, että kaikki menee verotuksen ja lainsäädännön puitteissa oikein.

EoR-sopimuksen solmiminen

EoR-palvelun käyttöä harkitsevan yrityksen on aluksi löydettävä tähän tarkoitukseen luotettava palveluntarjoaja. Palveluntarjoajan on tunnettava kohdemaan paikalliset työoikeudelliset ja verotuskäytännöt ja sillä on oltava paikalliset kontaktit, joita tarvitaan työsuhteiden hallintaan. Voikin olla aina hyvä tapa kysyä palveluntarjoajaa valittaessa, että millaisia aiempia kokemuksia ja referenssejä yritykseltä on juuri kyseisestä kohdemaasta.

Kun yritys on valinnut EoR-palveluntarjoajan, tehdään sopimus, jossa määritellään, mitä kaikkia palveluja EoR tarjoaa. Tämä voi sisältää palkanlaskennan, työsuhde-etuuksien hallinnoinnin, verojen käsittelyn, työlakien noudattamisen ja muut HR-toiminnot. Luonnollisesti mitä kattavampi sopimus, sitä suuremmat ovat myös kustannukset. Toisaalta yritys voi säästää pitkän pennin hoitamalla kaiken EoR-yhtiön kautta, koska erilaisissa selvitystilanteissa jo lakimiesten palkkaaminen maksaa nopeasti enemmän.

Kun sopimus on solmittu, yritys (asiakas) palkkaa tai siirtää työntekijöitä EoR:n palvelukseen. Nämä työntekijät tekevät työnsä yritykselle, mutta heidän työnantajansa on kuitenkin juridisesti EoR. Yrityksen ei tarvitse huolehtia paikallisista työlainsäädännön, verotuksen ja muiden hallinnollisten tehtävien monimutkaisuuksista, sillä EoR hoitaa nämä sen puolesta. Näin yritys pääsee nopeasti ja edullisesti kokeilemaan siipiään kohdemaassa verrattuna siihen, että se perustaisi kohdemaahan tytäryhtiön.

Mahdollisia riskejä EoR-palvelun hankkimisessa

Kaikkiin palveluihin liittyy myös omat heikot puolensa ja riskinsä. EoR-palveluissa näitä voivat olla kustannukset, kontrollin puute ja henkilöstön sitoutuminen. EoR-palveluntarjoajat veloittavat palkkiot palveluistaan ja nämä kustannukset voivat olla merkittäviä varsinkin pienille yrityksille.

EoR hoitaa kaikki työsuhteeseen liittyvät hallinnolliset tehtävät, joten yritys (asiakas) saattaa menettää jonkin verran kontrollin tunnetta näistä asioista. Tällöin voi herätä epäilys, meneekö kaikki varmasti oikein ja lasketaanko esimerkiksi palkat aina oikein. Työhön sitoutuminen on myös oma kysymyksensä, mikä nousee usein myös freelancereita palkatessa. Työntekeminen etänä ulkomaalaiselle yritykselle Suomesta käsin voi johtaa siihen, ettei työntekijä välttämättä koe olevansa osa yritystä. Tällainen voi näkyä jossain vaiheessa työntekijöiden motivaatiossa, sitoutumisessa sekä venymisessä esimerkiksi ylitöiden suhteen.